Outsourcing księgowości - metoda, z której warto skorzystać
Na pytanie, czy warto wdrażać w firmie outsourcing księgowości, nie sposób odpowiedzieć generalnie. Każdorazowo wymagana jest analiza sytuacji konkretnego przedsiębiorstwa. Można jednak ustalić pewne reguły, które pozwolą podjąć decyzję o wyłączeniu księgowości poza firmę.
Outsourcing, czyli powierzenie obsługi wybranych obszarów przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie, jest w Polsce znany od początku transformacji gospodarczej. Najpierw firmy wydzielały ze swoich struktur piony niezwiązane bezpośrednio z ich podstawową działalnością. Na pierwszy ogień poszły zakładowe domy wczasowe, przychodnie, stołówki, warsztaty. Potem przyszedł czas na brygady remontowe, obsługę prawną, rachubę płac, BHP, rekrutację i szkolenia. Obecnie coraz częściej w outsourcing powierzana jest produkcja, marketing, sprzedaż, księgowość, kontroling itd..
Nowość w księgowości
O ile outsourcing obsługi prawnej, rachuby płac, usług medycznych, rekrutacji i szkoleń nie budzi dziś wątpliwości i jest akceptowany przez większość managerów jako uznana praktyka w zarządzaniu, o tyle outsourcing księgowości jest jeszcze nową w Polsce praktyką i wzbudza szereg kontrowersji.
Kadra kierownicza obawia się braku dostępu do informacji, dyrektor finansowy zmniejszenia podległego mu zespołu, główny księgowy utraty pracy. Najczęściej jedynym zwolennikiem outsourcingu księgowości jest prezes zarządu lub jego członek odpowiedzialny za finanse. Pragną oni pozbyć się kłopotów i wydatków związanych z działem księgowości. Nie martwi ich spadek zatrudnienia w tym obszarze (często z kilkudziesięciu do kilkunastu, a nawet kilku osób), interesuje możliwość wdrożenia nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych i transferu ryzyka na zewnętrznego wykonawcę.
Szansa na redukcję kosztów
Najczęściej impulsem do wdrożenia outsourcingu jest konieczność redukcji kosztów. Księgowość to obszar umożliwiający uzyskanie oszczędności rzędu 20-50%, ale wymaga to najczęściej wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego, redukcji zatrudnienia, przeprojektowania procesów księgowych, wdrożenia procedur, optymalizacji obiegów dokumentów itd. Wiele firm samodzielnie restrukturyzuje swoje działy księgowości, ale efekty nie zawsze są zgodne z oczekiwaniami, a projekt obciąża przez dłuższy czas dyrektora finansowego i zarząd.
Kolejna kwestia to konieczność wdrożenia nowego systemu komputerowego w obszarze finansów i księgowości. Przedsięwzięcie to wiąże się z poważnymi inwestycjami (od kilkuset tysięcy do kilkudziesięciu milionów złotych) oraz zarządzaniem trudnym i długotrwałym projektem. Bardzo często po wdrożeniu trwającym dwa lata uzyskuje się pośredni poziom usług świadczonych przez wewnętrzny dział księgowości, brak dostępu do informacji zarządczych, wieczne nadgodziny i uzgadnianie danych w systemie księgowym. Alternatywą może być outsourcing księgowości. Unika się wtedy drogiego i długotrwałego wdrożenia, a ciężar przygotowania środowiska pracy przejmuje firma outsourcingowa. Klient kontraktuje wyniki ich pracy, czyli głównie dostęp do informacji zarządczych w postaci raportów lub poprzez dostęp ON-LINE do systemu komputerowego.
Bariery czy przyzwyczajenie
Najpoważniejszą barierą wdrażania outsourcingu księgowości jest obawa przed fizycznym brakiem księgowej w promieniu 20 m od gabinetu prezesa. Większość prezesów na propozycję wykreślenia ze schematu organizacyjnego głównego księgowego reaguje silnym niepokojem i obawą przed brakiem dostępu do informacji. Rola księgowej w firmach bywa różna, ale bardzo często jest to nieformalne centrum decyzyjne oraz ośrodek informacyjny, generujący w ciągu 5 minut raporty wymagane przez prezesa i dyrektora finansowego.
Inna bariera to dopiero ukończone wdrożenie systemu komputerowego, które trwało 3 lata i pochłonęło sporo środków finansowych. Niewielu szefów jest skłonnych potraktować te wydatki jako sunk cost i uniknąć dalszych nakładów na utrzymanie kosztownego systemu. Poprawność polityczna wymaga kontynuowania rozpoczętego dzieła, aż się zamortyzuje.
Ważną barierą są złe doświadczenia z rynku. Znane są historie firm, które powierzyły księgowość w outsourcing, ale projekt nie zakończył się sukcesem i powracano do wewnętrznej księgowości. Szczególnie dużo spustoszenia zrobiły biura rachunkowe, które podejmowały się przedsięwzięć outsourcingowych nie posiadając niezbędnych kompetencji w zakresie obsługi księgowej dużych firmy. Nie rozumiały potrzeb informacyjnych zarządów firm, nie zdawały sobie sprawy ze złożoności procesów komunikacyjnych, konieczności wdrażania procedur, inercji w podejmowaniu decyzji, formalnych i nieformalnych grup nacisku itd. Wynikiem były rosnące nieporozumienia, brak efektów i powrót do starego modelu organizacyjnego - księgowości wewnętrznej.
Redukcje zatrudnienia i związane z tym komplikacje też nie ułatwiają
podejmowania decyzji o outsourcingu księgowości. Bardzo często
redukowane stanowiska zajmują pracownicy ze stażem pracy 20 lat i więcej, koszty odpraw są wysokie, emocje wśród załogi podsycają
dodatkowo związki zawodowe...
Inna popularna bariera to... niedostateczna wiedza o outsourcingu księgowości i możliwych do uzyskania przy jego pomocy korzyściach.
Oczekiwane korzyści
Premią za przezwyciężenie barier podjęcia decyzji o outsourcingu księgowości jest możliwość uzyskania szeregu istotnych korzyści.
Przede wszystkim możliwe jest uzyskanie istotnej redukcji kosztów. Środki te można przeznaczyć na finansowanie innych, ważniejszych obszarów przedsiębiorstwa. Oprócz redukcji kosztów bezpośrednich, uporządkowanie księgowości wspiera działanie służb kontrolingowych, co pomaga uzyskać oszczędności w całym przedsiębiorstwie.
W wielu przypadkach unika się też znaczących wydatków na wdrożenie i utrzymanie kosztownego systemu informatycznego. Firma outsourcingowa już go ma i dokonuje tylko konfiguracji pod potrzeby klienta.
Istotne jest też odciążenie kadry kierowniczej od zarządzania działem księgowości. Może ona skoncentrować swoją uwagę na sprawach strategicznych, a firma outsourcingowa będzie zarządzać realizacją zadań księgowych, śledzić zmiany w przepisach, nadzorować obiegi dokumentów, aktualizować oprogramowanie stosownie do zmieniających się przepisów i wymagań klienta, tworzyć raporty i dostarczać niezbędne informacje wspomagające zarządzanie.
Należy też pamiętać, że w outsourcingu istotne ryzyka przenoszone są na partnera. W tradycyjnym modelu główna księgowa odpowiada za swoje błędy do wysokości trzech miesięcznych pensji. W przypadku modelu outsourcingowego odpowiedzialność ponosi wykonawca. Aby model był skuteczny, powinien on posiadać stosowną polisę ubezpieczeniową, o wartości znacznie wyższej niż kwota obowiązkowa (10,000 EUR).
Oczywiście, warunkiem uzyskania powyższych korzyści jest wybór sprawdzonego partnera i podpisanie umowy gwarantującej nie tylko atrakcyjną cenę, ale także wysoką jakość usług oraz elastyczność we współpracy. Warto w umowie określić sytuacje, w których może ona być rozwiązana oraz tego konsekwencje dla obu stron, a także sankcje za niewystarczającą jakość obsługi. Wymagane jest także posiadanie "sponsora", czyli decydenta, który będzie w sposób konsekwentny wspierał wdrożenie obsługi outsourcingowej i rozwój współpracy. Najlepiej w tej roli sprawdza się Prezes Zarządu.
Sposób na problemy
Czy outsourcing rozwiąże problemy managerów firmy związane z księgowością? Czy to możliwe, że firma outsourcingowa będzie tańsza niż dział wewnętrzny i jeszcze będzie generować zysk swoim właścicielom? Takie pytania zadaje sobie wielu prezesów rozważając wariant outsourcingu księgowości. W przeważającej liczbie przypadków odpowiedź na powyższe pytania powinna być twierdząca. Profesjonalna firma outsourcingowa obsługująca wielu klientów posiada specjalistyczną organizację pozwalającą wydajnie świadczyć usługi księgowe. Zatrudnia wysoko kwalifikowanych managerów oddelegowanych do zarządzania, kontroli jakości itd. Wprowadza również specjalną organizację w kontaktach z klientami, minimalizując straty czasu i energii na czynności będące wynikiem złej organizacji pracy i niewłaściwej komunikacji. Specjalizacja i efekty skali pozwalają uzyskać wysoką efektywność i jakość obsługi.
Często firmy outrsourcingowe świadczą również obsługę kontrolingową. Wtedy w ich gestii pozostaje nie tylko dostarczenie odpowiednich raportów zarządczych, ale także rekomendacja działań korygujących odchylenia od wykonania planu finansowego.