Outsourcing to takie modne dziś w biznesie słowo...
Modne? Powiedziałbym nawet, że ono ma taki awangardowy
wydźwięk. Dla wielu jest ono jakby synonimem świeżego powiewu w systemie zarządzania firmą. Ale, paradoksalnie, to, co się nim określa,
wcale, nawet w naszych realiach, nie jest nowością. Przecież wiele firm
stosuje outsourcing od dawna, używając innej nazwy.
Choćby szkolenia pracowników. O tym, że firmowe działy zajmujące się
nim są nieefektywne, wiadomo od dawna. A kto dziś robi rekrutacje
własnymi siłami? Nie używa się słowa outsourcing mówiąc o korzystaniu z obsługi prawnej czy ochrony. A to dokładnie to samo. Kto dziś własnymi
siłami obsługuje konwoje gotówki albo prowadzi domy wypoczynkowe?
Firmie nie opłaca się zatrudniać jednego-dwóch prawników, gdy za tę
samą cenę albo taniej ma do dyspozycji kilkunastu, a bywa, że
kilkudziesięciu prawników zatrudnionych w kancelarii prawnej. Spektrum
ich wiedzy jest więc znacznie szersze, a koszty korzystania z niej o wiele niższe.
Jednak koncepcja wystawiania poza firmę nieprodukcyjnych
elementów jej działalności do tej pory po prostu była, a teraz o niej
głośno.
Można mówić nawet o powstaniu pewnej filozofii, uzasadniającej
istnienie outsourcingu. Najpierw firmy uświadamiały sobie konieczność
szukania rezerw poprzez odchudzanie struktur, potem istotne stało się
przeniesienie ryzyka, pojawiła się niechęć do wdrażania kosztownych
systemów, potrzeba odciążenia menedżerów z prac utrudniających
zajmowanie się działalnością biznesową. Teraz mówi się: outsourcujemy
wszystko, co nie jest związane bezpośrednio z działalnością podstawową.
Bo biznes podlega dynamicznym przeobrażeniom. Dziś walczy się o maksymalnie dużą racjonalizację procesu zarządzania. Oszczędności poszukuje na każdym kroku. Outsourcingowi, który po prostu stał się modnym słowem, poddaje się te sfery działania przedsiębiorstwa, które jeszcze do niedawna stanowiły swoiste tabu.
Jakie to sfery?
Przede wszystkim księgowość. Jeszcze niedawno wydawać by się mogło, że sama myśl o powierzeniu jej komuś nie związanemu z firmą wydawała się nierealna. Teraz, choć outsourcing księgowości nadal jest u nas postrzegany jako nowość, to wyraźnie widać, że zainteresowanie tą formą usług stale rośnie. Na Zachodzie jest popularny już od dawna, szczególnie w małych i średnich firmach, ponieważ tam złożoność przepisów wymaga wszechstronnej wiedzy, a kary za błędy są wysokie. U nas wiele przedsiębiorstw ciągle jeszcze zatrudnia księgowych na pół lub ćwierć etatu, ale przepisy stale ulegają zmianom, a nowa sytuacja wymaga szybkiego działania.. Naturalną koleją rzeczy powierza się je firmom, które się w tym specjalizują. Obsługują kilka-kilkadziesiąt firm, maja większą globalna wiedzę, liczniejszy zespół księgowych, doradców podatkowych czy biegłych rewidentów.
A więc obecność outsourcingowych firm księgowych jest uzasadniona w sposób biznesowy. Tu już nie chodzi o filozofię.
Polski rynek outsourcingu ewoluuje od poszukiwania oszczędności do zmiany filozofii zarządzania. Obecnie większość firm decyduje się na outsourcing funkcji księgowych głownie ze względu na oszczędności, które osiągają 20-50%. Pojawiają się już firmy, które wdrażają rozwiązania outsourcingowe w ramach filozofii zarządzania. Ich główną wartością są przede wszystkim własności intelektualne związane z produktami, znakami, markami, technologią, organizacją. Często zatrudniają one stosunkowo niewielu pracowników generujących duże obroty. Reszta procesów realizowana jest na zewnątrz. Bywa, że nie mają żadnych fabryk, magazynów, zarządzają projektowaniem wykonywanym przez partnera zewnętrznego, kto inny zajmuje się produkcją, kto inny sprzedażą. To jest nowoczesny model firmy, która szybko i gwałtownie reaguje na zmiany rynkowe.
Ale przecież nie zawsze można ten model zastosować
Oczywiście. Są dziedziny wymagające inwestycji i nakładów, ale i tam z pewnością można znaleźć wiele obszarów, które dałyby się poddać outsourcingowi. Choćby wszystkie działy pomocnicze.
Czy księgowość jest właśnie takim działem?
Posuwamy się coraz dalej w zakresie tego, co firmy są skłonne uznać za działalność pomocniczą.
Do niedawna księgowości do tej kategorii nie zaliczano. Prezesi mówili: to dla nas bardzo ważna sprawa, strategiczny element działalności.
Oczywiście, księgowość jest istotna ze względu na bezpieczeństwo firmy oraz gwarancje stałego dostępu do informacji. Ale z drugiej strony, jak się głębiej zastanowić, to te elementy powinny występować w tle. Pełnić role czarnej skrzynki dostarczającej określonych informacji i uruchamiającą pewne działania finansowe firmy.
Coraz więcej menedżerów mówi: ?ja mam taką silną konkurencję w zakresie podstawowej działalności, że na niej muszę skoncentrować wszystkie zasoby. Nie mam czasu zawracać sobie głowy księgowością, kadrami, płacami ? one po prostu mają dobrze działać?.
Niedawno firma badawcza Ross Research opublikowała rezultaty badań, z których wynika, że poziom zainteresowania menedżerów outsourcingiem księgowości jest wyższy niż outsourcingiem płac, choć ten drugi stosuje się dłużej. A więc przedsiębiorcy coraz chętniej pozbywają się go, uważając tylko, by ich działy kontrolingu były zasilane w odpowiednie informacje.
U nas wiele małych i średnich firm jeszcze nie ma o kontrolingu pojęcia. Ścieżka jest skrócona: prezes chce od księgowej raportów i koniec, kropka.
Tymczasem, zważywszy, że większość nowinek z dziedziny zarządzania dociera do nas z Zachodu i Stanów Zjednoczonych, można się spodziewać, że kontroling wkrótce stanie się niezwykle popularny. Tam firmy chętnie outsourcują sferę finansową związaną z zarządzaniem należnościami. U nas w Polsce mówimy raczej o windykacji, powoli pojawia się coraz więcej firm faktoringowych. To różnica. Firmy świadczące outsourcingowe usługi z zakresu księgowości mają ofertę o wiele szerszą niż typowy dział księgowości. Główna różnica to ustawienie księgowości pod potrzeby raportowania informacji zarządczych oraz sporządzanie raportów wspierających zarządzanie. Korzystając z outsourcingu firmy nie tylko obniżają koszty, ale uzyskują dodatkowe narzędzia do kontroli kosztów i przychodów. Firmy outsourcingowe dysponują wysokiej klasy specjalistami. To specjaliści z najwyższej spółki, bo to co dla klienta jest działalnością pomocniczą dla firmy outsourcingowej jest działalnością podstawową. Menedżerowie w firmach coraz częściej się o tym przekonują i rośnie ich gotowość do nawiązywania współpracy. Dzieje się tak też wtedy, gdy uświadomią sobie, jakie są pełne koszty utrzymywania działu księgowości. Pensje, koszty utrzymania miejsc pracy, szkolenia, materiały biurowe. To jedno. Ale warto spojrzeć szerzej: działem zarządza dyrektor finansowy, który w tym czasie mógłby robić wiele rzeczy dla części biznesowej firmy. Kolejne koszty to wdrożenie i utrzymanie systemów informatycznych w obszarze księgowości. Na szczęście świadomość menedżerów rośnie, a poza tym przykład dają zachodnie firmy obecne na polskim rynku. Warto je podglądać.
Kiedy nie warto stosować outsourcingu?Przede wszystkim wtedy, gdy właśnie wdrożono system
finansowo-księgowy za kilka milionów dolarów i zarząd nie chce się
przyznać, że istniała bardziej korzystna oferta outsourcingu (trzeba
zaczekać, aż system się zamortyzuje). Inna sprawa to posiadanie przez
Klienta zintegrowanego systemu zarządzania obejmującego większość
procesów w firmie, z mocno zautomatyzowaną księgowością, rozbudowanym
raportowaniem, zoptymalizowanymi procesami księgowymi i bez przerostów
kadrowych w dziale księgowości. Wtedy księgowość jest tylko małym
trybikiem w dobrze pracującej maszynie i nie ma dużych korzyści z outsourcowania jej.
Są tez sytuacje, gdy klient ma bardzo wiele małych transakcji.
Stwarza więc sobie logistyczny dział księgowości, wiele jest pracy przy
wprowadzaniu danych: to praca dla fakturzystek, a nie dla księgowego.
Wreszcie trzeci przypadek: firma ma silną specyfikę branżową i konieczność podejmowania decyzji na granicy prawa. Tak jest w przypadku
koncernów farmaceutycznych. One mają swoich księgowych i doradców
podatkowych od lat wyszkolonych w poruszaniu się w gąszczu regulacji
specyficznych dla danej branży..
Aby przekonać się czy warto w danej firmie wdrażać outsourcing
księgowości wystarczy wysłać zapytania ofertowe do firm
outsourcingowych i porównać oferowane przez nie korzyści z oczekiwaniami kadry zarządzającej firmą, mając na uwadze, że rynek
wymaga coraz większej efektywności i koncentracji na core business.