Akta osobowe są nieodzownym elementem dokumentacji pracowniczej w każdej jednostce oświatowej. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a), każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia oraz przechowywania akt osobowych swoich pracowników w formie papierowej lub elektronicznej. Placówki oświatowe nie stanowią tu wyjątku. W niniejszym artykule omawiamy zasady prowadzenia, strukturyzowania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej w szkołach, a także wskazujemy najważniejsze przepisy regulujące te kwestie.
Zakres dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza w szkole obejmuje:
- akta osobowe każdego pracownika,
- inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy.
Szczegółowe zasady prowadzenia tych akt określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. 2024 poz. 535). Ponieważ Karta Nauczyciela nie precyzuje zasad prowadzenia akt osobowych, stosuje się tutaj ogólne przepisy wynikające z Kodeksu pracy i powyższego rozporządzenia.
Dokumentacja osobowa to ważny aspekt pracy działu kadr każdej placówki oświatowej, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Zakładanie i przechowywanie akt osobowych
Akta osobowe należy założyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. W przypadku dyrektora szkoły, dokumentację tę może prowadzić odpowiedni organ jednostki samorządu terytorialnego (np. burmistrz lub wójt), zgodnie z ustawą Prawo oświatowe.
Akta osobowe składają się obecnie z pięciu części:
- A – dane osobowe i dokumenty związane z rekrutacją,
- B – dokumenty dotyczące zatrudnienia i jego przebiegu,
- C – dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy,
- D – dokumentacja dotycząca kar porządkowych,
- E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Każdą z tych części należy prowadzić w porządku chronologicznym, z numeracją dokumentów i odpowiednimi wykazami.
Zawartość akt osobowych nauczycieli
W dokumentacji znajdują się m.in.:
- kwestionariusze osobowe,
- umowy o pracę lub akty mianowania,
- orzeczenia lekarskie,
- świadectwa pracy,
- zaświadczenia z KRK,
- oświadczenia o niekaralności,
- dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych.
Nie wolno przechowywać oryginałów niektórych dokumentów (np. dowodu osobistego). Należy sporządzać kopie poświadczone za zgodność z oryginałem.
Obowiązki związane z rejestrami i oświadczeniami
Pracodawca (szkoła) ma obowiązek weryfikacji danych nauczycieli w rejestrach:
- sprawców przestępstw na tle seksualnym,
- orzeczeń dyscyplinarnych (ROD),
- Centralnym Rejestrze Orzeczeń Dyscyplinarnych oraz bazie PESEL-CROD.
Dyrektor nie może zatrudnić nauczyciela, który:
- został skazany prawomocnym wyrokiem,
- jest objęty zakazem wykonywania zawodu,
- był ukarany karą dyscyplinarną.
Postać dokumentacji
Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w wersji papierowej lub elektronicznej. Przejście na formę elektroniczną wymaga zapewnienia:
- integralności dokumentów,
- bezpieczeństwa danych,
- identyfikacji dostępów i śledzenia zmian,
- możliwości eksportu i drukowania dokumentów.
Zmiana formy akt wymaga zdigitalizowania dotychczasowych dokumentów oraz powiadomienia pracowników i byłych pracowników.
Okres przechowywania dokumentów
Zgodnie z Kodeksem pracy, dokumentację należy przechowywać przez:
- okres zatrudnienia + 10 lat (dla stosunków pracy po 1.01.2019 r.),
- 50 lat (dla stosunków przed tą datą, chyba że złożono raport informacyjny ZUS).
Jeśli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, okres przechowywania może zostać wydłużony.
Zadbaj o prawidłowe prowadzenie akt osobowych – szkolenia dla działów kadr w Centrum Verte
Reklama:
Jeśli pracujesz w dziale kadr lub zarządzasz zespołem, wiesz, jak ważne jest zgodne z przepisami prowadzenie akt osobowych pracowników w placówce oświatowej. Zmieniające się regulacje i nowe obowiązki wymagają ciągłego aktualizowania wiedzy. Szkolenie z akt osobowych w Centrum Verte to kompleksowe wsparcie w zakresie dokumentacji pracowniczej – od struktury teczki po zasady archiwizacji i ochrony danych. Zadbaj o bezpieczeństwo i zgodność działań w Twojej organizacji.
Obowiązek wydawania kopii i odpowiedzialność
Pracodawca musi, na wniosek pracownika lub byłego pracownika, wydać kopie dokumentów z akt osobowych. Niewywiązanie się z obowiązku prowadzenia akt osobowych może skutkować grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą w placówkach oświatowych wymaga szczególnej staranności, zgodności z przepisami i zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych. Znajomość zasad wynikających z przepisów k.p., Karty Nauczyciela i RODO to nie tylko obowiązek formalny, ale także kluczowy element profesjonalnego zarządzania kadrami w oświacie.
Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!