Preboarding obejmuje okres od przyjęcia oferty pracy do pierwszego dnia w firmie, natomiast onboarding rozpoczyna się wraz z rozpoczęciem pracy i służy właściwemu wdrożeniu w stanowisko, zespół oraz organizację. Pierwszy etap przygotowuje warunki dobrego startu, a drugi pomaga nowej osobie zdobyć wiedzę, relacje i samodzielność potrzebne do wykonywania obowiązków.
Preboarding a onboarding – najważniejsze różnice
Najprostsza różnica dotyczy czasu. Preboarding odbywa się przed rozpoczęciem pracy, gdy kandydat zaakceptował ofertę, ale nie pojawił się jeszcze na stanowisku. Onboarding zaczyna się pierwszego dnia i trwa do momentu osiągnięcia ustalonego poziomu samodzielności.
Inny jest również cel obu etapów. Preboarding ma ograniczyć niepewność, przekazać potrzebne informacje i przygotować organizację na przyjęcie nowej osoby. Onboarding koncentruje się na nauce obowiązków, poznawaniu procesów, budowaniu relacji i stopniowym przejmowaniu odpowiedzialności.
| Kryterium | Preboarding | Onboarding |
|---|---|---|
| Moment realizacji | Po przyjęciu oferty, przed pierwszym dniem pracy | Od pierwszego dnia pracy |
| Główny cel | Przygotowanie pracownika i organizacji do startu | Wdrożenie pracownika w rolę i doprowadzenie do samodzielności |
| Charakter działań | Informacyjny, organizacyjny i komunikacyjny | Szkoleniowy, stanowiskowy, społeczny i praktyczny |
| Przykładowe działania | Przekazanie informacji o starcie, przygotowanie sprzętu i dostępów | Szkolenia, poznawanie procesów, pierwsze zadania i feedback |
| Oczekiwany rezultat | Pracownik wie, kiedy, gdzie i w jakich warunkach rozpocznie pracę | Pracownik rozumie swoją rolę i potrafi wykonywać obowiązki |
Kiedy zaczyna się preboarding?
Preboarding zwykle zaczyna się po zaakceptowaniu oferty pracy i uzgodnieniu warunków współpracy. Nie trzeba jednak czekać na pierwszy dzień, aby potwierdzić dalsze kroki, wskazać osobę kontaktową czy rozpocząć przygotowywanie stanowiska.
Moment podpisania umowy nie zawsze jest jedynym punktem wyznaczającym początek tego etapu. W niektórych firmach dokumenty podpisuje się wcześniej, a w innych dopiero w dniu rozpoczęcia pracy. Z praktycznego punktu widzenia preboarding rozpoczyna się wtedy, gdy obie strony uzgodniły rozpoczęcie współpracy i można zacząć przygotowania.
Etap ten kończy się wraz z rozpoczęciem pracy. Preboarding a pierwszy dzień pracy powinny tworzyć płynne przejście, dlatego przygotowanie pierwszego dnia pracy powinno wykorzystywać informacje i ustalenia przekazane wcześniej. Nowa osoba nie powinna dopiero po przyjściu do firmy dowiadywać się, gdzie ma się zgłosić, z kim spotkać i czy przygotowano dla niej potrzebny sprzęt.
Co obejmuje preboarding pracownika?
Działania preboardingowe pracodawcy powinny odpowiadać na pytania, które pojawiają się między zaakceptowaniem oferty a rozpoczęciem pracy. Nie chodzi o prowadzenie pełnego szkolenia, lecz o usunięcie organizacyjnej i informacyjnej niepewności.
Informacje o rozpoczęciu pracy
Pracownik powinien znać datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia pracy. Warto wskazać także osobę kontaktową, sposób wejścia do budynku albo zasady pierwszego logowania, jeśli praca jest wykonywana zdalnie.
Przydatna jest również krótka informacja o planie pierwszego dnia. Nie musi to być szczegółowy harmonogram, ale nowa osoba powinna wiedzieć, czy czekają ją spotkania, formalności, szkolenia lub zapoznanie z zespołem.
Przygotowanie stanowiska, sprzętu i dostępów
Do preboardingu należy przygotowanie komputera, telefonu, identyfikatora, kont użytkownika i innych zasobów potrzebnych na danym stanowisku. Część czynności wykonuje firma bez udziału przyszłego pracownika, ale może wcześniej poprosić go o niezbędne dane lub wybór dopuszczalnego wariantu wyposażenia.
Celem jest umożliwienie sprawnego rozpoczęcia wdrożenia. Pierwszy dzień nie powinien upływać wyłącznie na oczekiwaniu na konto e-mail, hasła lub podstawowe narzędzia.
Kontakt z przełożonym i zespołem
Krótka wiadomość od przełożonego potwierdza, że firma pamięta o nowej osobie i przygotowuje się na jej przyjęcie. Można również przedstawić najbliższych współpracowników lub przekazać podstawowe informacje o strukturze zespołu.
Kontakt przed startem powinien być proporcjonalny. Jego zadaniem jest budowanie orientacji i poczucia bezpieczeństwa, a nie angażowanie przyszłego pracownika w regularne spotkania czy wykonywanie zadań.
Materiały pomocne przed pierwszym dniem
Pracownik może otrzymać prosty przewodnik organizacyjny, mapę biura, opis sposobu komunikacji lub podstawowe informacje o firmie. Materiały powinny ułatwiać start, ale nie mogą przypominać rozbudowanej pracy domowej.
Obowiązkowe szkolenia stanowiskowe i nauka wykonywania zadań należą już do onboardingu. Preboarding nie powinien być sposobem na przenoszenie właściwej pracy na okres poprzedzający formalne rozpoczęcie zatrudnienia.
Co rozpoczyna się dopiero podczas onboardingu?
Onboarding zaczyna się, gdy pracownik faktycznie rozpoczyna pracę. Wtedy poznaje zakres odpowiedzialności, procesy, narzędzia, standardy wykonywania zadań i zasady współpracy z innymi osobami.
Ten etap obejmuje również szkolenia, obserwowanie pracy bardziej doświadczonych osób, wykonywanie pierwszych zadań i otrzymywanie informacji zwrotnej. Jego zakres zależy od stanowiska, dlatego nie można założyć, że każdy onboarding powinien trwać dokładnie tyle samo.
Informacje przekazane przed startem przygotowują grunt pod pełny proces onboardingu pracownika, który prowadzi od pierwszego dnia do osiągnięcia wymaganej samodzielności. Preboarding nie zastępuje tego procesu, lecz pozwala rozpocząć go bez zbędnego chaosu.
Czy preboarding jest częścią onboardingu?
W praktyce spotyka się dwa sposoby używania tych pojęć. W wąskim znaczeniu preboarding i onboarding są kolejnymi etapami rozdzielonymi pierwszym dniem pracy. Preboarding kończy się przed rozpoczęciem obowiązków, a onboarding zaczyna się po przyjściu pracownika do firmy.
W szerszym ujęciu onboarding oznacza całą drogę od zaakceptowania oferty do uzyskania samodzielności. Preboarding jest wtedy pierwszą fazą większego procesu onboardingowego.
Oba podejścia mogą być użyteczne. Ważniejsze od nazewnictwa jest zachowanie ciągłości między rekrutacją, przygotowaniem do startu i właściwym wdrożeniem. Informacje przekazane kandydatowi powinny odpowiadać temu, co rzeczywiście wydarzy się po rozpoczęciu pracy.
Jak rozpoznać, do którego etapu należy działanie?
Pomocna jest prosta zasada: jeżeli działanie przed pierwszym dniem ma poinformować, uspokoić, zebrać potrzebne dane lub przygotować zasoby, należy do preboardingu. Jeżeli wymaga nauki obowiązków, wykonywania zadań, zdobywania kompetencji albo oceny efektów pracy, jest częścią onboardingu.
Przykładowo przekazanie informacji, z jakiego programu korzysta firma, może nastąpić przed startem. Praktyczne szkolenie z jego obsługi powinno odbyć się już podczas onboardingu. Podobnie przedstawienie nazwisk członków zespołu jest działaniem preboardingowym, ale poznawanie zasad codziennej współpracy następuje po rozpoczęciu pracy.
Preboarding przygotowuje organizacyjne i informacyjne warunki dobrego startu. Onboarding wykorzystuje te warunki, aby pracownik mógł poznać swoją rolę, rozpocząć wykonywanie zadań i stopniowo osiągnąć samodzielność.
