Rozpoczynając działalność, wielu przedsiębiorców staje przed koniecznością zrozumienia i spełnienia różnych obowiązków, w tym użycia kasy fiskalnej do rejestrowania sprzedaży. Ale kiedy jest to obowiązkowe i czy są inne akceptowalne metody? Niniejszy artykuł odpowiada na te pytania, dostarczając informacji o przepisach i kwestiach, które warto znać przed zakupem kasy fiskalnej.
Nabywając kasę fiskalną, nowi przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że to dopiero początek drogi do spełnienia wszystkich wymogów prawnych. Ten krok wymaga odpowiedniej wiedzy i rozważnego podejścia, aby firma mogła działać legalnie, a także aby właściciel mógł skorzystać z dodatkowych korzyści, takich jak obniżenie kosztów lub rozwój biznesu.
Czy i kiedy Twoja firma musi posiadać kasę fiskalną?
Przedsiębiorcy, którzy oferują towary lub usługi osobom fizycznym i rolnikom ryczałtowym, z reguły są zobligowani do korzystania z kasy fiskalnej. Przepisy prawne zawierają jednak pewne wyjątki, w których posiadanie kasy fiskalnej nie jest obowiązkowe, np. gdy roczne obroty nie przekraczają 20 000 zł lub działalność jest zwolniona z tego wymogu. Wielu przedsiębiorców, takich jak właściciele restauracji czy firm budowlanych, musi jednak korzystać z urządzenia fiskalnego niezależnie od wielkości obrotów.
Dowiedz się więcej na temat praw i obowiązków związanymi z kasami fiskalnymi w bazie wiedzy,
Kasa fiskalna online – czym jest i co umożliwia?
Kasy fiskalne online to zaawansowane technologicznie urządzenia, które oferują wiele możliwości. Dwa główne zadania to zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu i wystawianie paragonów. Operator kasy jest odpowiedzialny za nadzorowanie tych procesów, wprowadzanie danych transakcji, wystawianie i wydawanie paragonów oraz sporządzanie raportów. Kasy online, oprócz standardowych funkcji, oferują także przechowywanie kopii dokumentacji w pamięci urządzenia, współpracę z terminalami płatniczymi oraz przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas w trybie online.
Kasa fiskalna online czy drukarka fiskalna online?
Termin „kasy rejestrujące” używany przez ustawodawcę, w rzeczywistości obejmuje różnorodne technologiczne rozwiązania. W związku z tym, nie ogranicza się tylko do kas fiskalnych online. Alternatywą jest drukarka fiskalna online, umożliwiająca również prowadzenie ewidencji, wystawianie paragonów i transmisję danych do CRK przez Internet. Różnica między tymi urządzeniami polega na tym, że kasa fiskalna online działa niezależnie, podczas gdy drukarka fiskalna online wymaga współpracy z komputerem i specjalistycznym oprogramowaniem sprzedażowym. Taki zintegrowany system oferuje szersze możliwości, takie jak dokładna analiza sprzedaży, efektywne zarządzanie stanami magazynowymi, realizację programów lojalnościowych oraz umożliwia rozwój w różnych aspektach biznesu.
Wszystko, co musisz wiedzieć o urządzeniach fiskalnych i płatnościach bezgotówkowych!
Wybór między prostą kasą fiskalną online a drukarką fiskalną online w systemie sprzedaży nie zmienia faktu, że przedsiębiorcy muszą oferować klientom możliwość płatności bezgotówkowych (tzw. instrument płatniczy). Terminal płatniczy (choć nie będący jedyną opcją) umożliwiający realizację transakcji elektronicznych, staje się standardem wśród przedsiębiorców i ich klientów. Dzięki temu, płatności bezgotówkowe są szybkie, łatwe i bezpieczne. Istnieje także wiele możliwości integracji terminali płatniczych z urządzeniami fiskalnymi i systemami sprzedażowymi. Ciekawą alternatywą są również nowoczesne kasoterminale, oferujące zintegrowane rozwiązania – funkcji fiskalnych i funkcji płatniczych – w jednym kompaktowym urządzeniu.
Zainteresowany tematem płatności bezgotówkowych? Czytaj więcej o terminalach płatniczych tutaj!
Obsługa po zakupie urządzenia fiskalnego online
Nie zapominaj, że firma, od której nabywasz kasę lub drukarkę fiskalną, będzie zazwyczaj odpowiedzialna za serwisowanie urządzenia. Jest to istotny element, który ma także znaczenie prawne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą przeprowadzać instalację i kontrolę urządzeń. Każde urządzenie fiskalne online musi przechodzić regularny przegląd, minimum co 2 lata, aby zapewnić jego prawidłowe działanie. Zaniedbanie tego może skutkować poważnymi konsekwencjami, takimi jak mandat lub konieczność zwrotu ulgi. Przedsiębiorca ma obowiązek zadbać o to, aby przegląd był przeprowadzony na czas przez uprawnionego technika serwisu.
Decyzja o zakupie kasy fiskalnej online lub drukarki fiskalnej online jest często tylko wierzchołkiem góry lodowej zadań i formalności. W takich sytuacjach warto zaufać ekspertom i sprawdzonym dostawcom, którzy doradzą najlepsze rozwiązania i zapewnią odpowiednie szkolenie i wsparcie techniczne.