Artykuł sponsorowany.

Przedsiębiorcy działający w różnych branżach co chwile słyszą o konieczności cyfryzacji firmy. Automatyzacja procesów stała się jednym z najważniejszych tematów podejmowanych w ramach dyskusji o optymalizacji pracy i zwiększaniu efektywności organizacji. Jakie benefity w rzeczywistości przynoszą jednak nowe technologie? W poniższym artykule przedstawiamy najważniejsze korzyści, które odniosą firmy dzięki wdrożeniu narzędzi do cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfryzacja procesów pozwala na dokładną kontrolę

Cyfryzacja procesów biznesowych to wyzwanie, przed którym stoi wiele obecnie działających przedsiębiorstw. Nowe technologie pozwalają bowiem na znaczną optymalizację wielu aspektów funkcjonowania firmy, dlatego organizacje, które zdecydują się na ich wdrożenie, mogą liczyć na osiągnięcie realnej przewagi konkurencyjnej. Pomimo znacznych postępów w zakresie cyfryzacji, w przedsiębiorstwach nadal istnieje wiele procesów, które odbywają się w tradycyjnej formie. Dzięki nowoczesnym systemom możliwa jest jednak ich automatyzacja.

Niektóre firmy nadal korzystają z papierowego obiegu dokumentów i faktur, co sprawia, że każde pismo musi zostać wydrukowane, podpisane i ręcznie przekazane następnej osobie. Cały taki proces jest często bardzo czasochłonny i nie pozwala pracownikom skupić się na ich podstawowych obowiązkach. Dodatkowo osobom zarządzającym biznesem trudno jest zweryfikować przebieg danego zadania i sprawdzić, na jakim etapie obecnie prowadzone są prace.

Wykorzystanie nowych technologii, w tym w szczególności systemu elektronicznego obiegu dokumentów i faktur, pozwala na znacznie łatwiejsze kontrolowanie każdego z procesów przebiegających w firmie. W prosty sposób zweryfikować można między innymi to, kto obecnie wykonuje czynności związane z danym dokumentem i ile czasu przeznaczane jest na realizację konkretnego zadania.

Odpowiednia kontrola procesów firmowych pozwala na ich łatwiejszą optymalizację. Świadomość tego, które etapy zadania pochłaniają najwięcej czasu, umożliwia wdrożenie działań mających na celu zwiększenie wydajności. Wykonanie tego będzie natomiast możliwe między innymi przez automatyzację procesów firmowych.

Automatyzacja procesów dzięki digitalizacji

W każdej firmie na co dzień wykonywanych jest wiele przebiegających zgodnie z określonym schematem czynności nakierowanych na osiągnięcie danego celu. To właśnie te czynności określić możemy mianem procesu biznesowego. Realizowane w jego ramach zadania często składają się z powtarzalnych i monotonnych obowiązków, na które poświęca się dużo czasu pracowników.

Omawiane procesy związane są między innymi z obiegiem wniosków, umów i faktur, zamawianiem wyposażenia czy też obsługą klienta. Jak pokazuje przykład licznych współcześnie działających przedsiębiorstw, wiele składających się na te zadania czynności można z powodzeniem zautomatyzować. W tym celu wykorzystywane są specjalistyczne systemy dla firm.

Łatwy dostęp do danych przy zachowaniu reguł bezpieczeństwa

Łatwy dostęp do informacji jest obecnie kluczowy dla optymalnego wykonywania obowiązków wielu pracowników. Ze względu na upowszechnienie się pracy zdalnej, nie każda osoba przebywa jednak na co dzień w biurze. W firmach, które nie dostosowały się jeszcze do nowej, cyfrowej rzeczywistości, pracownicy zdalni nie mają dostępu do niektórych danych, co powoduje konieczność ręcznego przesyłania dokumentów lub nawet udawania się do biura, by zapoznać się z niezbędnymi informacjami.

Nierówny dostęp do danych negatywnie wpływa na efektywność pracy zdalnej, a tym samym na dojrzałość cyfrową przedsiębiorstwa. Nowoczesne firmy powinny więc zadbać o to, by wgląd do niezbędnych informacji był tak samo prosty dla osób pracujących zdalnie i stacjonarnie. Wyrówna to bowiem szanse pracowników i pomoże w usunięciu wielu barier.

Dobrym sposobem na przyznanie równego dostępu do danych dla każdego pracownika firmy, jest wdrożenie odpowiedniego elektronicznego systemu dla przedsiębiorstw takiego jak LOGITO. Zebranie wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu pozwoli dodatkowo na znacznie szybsze wyszukiwanie i zoptymalizuje pracę każdej zatrudnionej osoby.

Niezwykle istotną kwestią związaną z dostępem do informacji jest także bezpieczeństwo danych firmowych. Nowoczesne technologie przynoszą liczne usprawnienia również w tym zakresie. Dzięki systemowi ról i uprawnień możliwe jest bowiem jasne określenie, który pracownik powinien mieć wgląd do konkretnych dokumentów, a także kto powinien mieć możliwość ich poprawiania i modyfikacji. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich zabezpieczeń zyskamy także pewność, że dane firmowe będą dostępne jedynie dla posiadających właściwe uprawnienia pracowników, co zagwarantuje zgodność z RODO. Profesjonalne systemy, takie jak LOGITO, zapewnią także możliwość łatwego tworzenia kopii zapasowych i wdrażania zabezpieczeń chroniących przed utratą i uszkodzeniem danych.

Standaryzacja ułatwia obsługę nowych rozwiązań

Jednym z dużych benefitów płynących z cyfryzacji procesów biznesowych jest możliwość ustandaryzowania wszystkich procedur. W momencie, kiedy firma wykonuje większość czynności z pomocą tradycyjnych metod i papierowych dokumentów, schematy określonych zadań są bowiem często niespójne lub nieprecyzyjnie opisane. Dzięki wdrożeniu profesjonalnego systemu dla firm możliwe będzie dokładne określenie kształtu każdego procesu oraz jego zoptymalizowanie.

Dobry system powinien zapewniać jak największą skalowalność. Każda organizacja musi bowiem brać pod uwagę to, że do zachowania swojej pozycji biznesowej konieczne może być ciągłe wdrażanie nowych rozwiązań. Aby to ułatwić, warto jest postawić na oprogramowanie dające duże możliwości rozbudowy. Takie możliwości oferują właśnie platformy low-code, takie jak LOGITO. Dzięki nim firmy mogą samodzielnie projektować, testować i wdrażać wiele nowych procesów. Zapewnia to więc oszczędność czasu i środków finansowych oraz umożliwia bardzo szybkie dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb klientów.

Skrócenie czasu na zadania administracyjne

Firmy działające na współczesnym rynku muszą dostosować się do tego, że tempo zachodzących zmian jest obecnie niezwykle wysokie. Aby utrzymać swoją pozycję, przedsiębiorstwo musi optymalizować wszystkie procesy tak, by pochłaniały one jak najmniej czasu. Dlatego właśnie warto dokładnie przeanalizować, w jaki sposób wykonywane są obecnie zadania administracyjne. W przypadku wielu firm zakres możliwej optymalizacji jest ogromny i wdrożenie systemu pozwalającego na cyfryzacje procesów szybko przynosi wyraźne rezultaty.

W ramach takich zadań wykonywane są bowiem często powtarzalne czynności, które z powodzeniem można zautomatyzować. LOGITO pozwala między innymi na cyfryzację bazy wniosków, obiegu korespondencji, archiwizacji dokumentów czy rezerwacji zasobów. Dzięki temu uda się nie tylko zmniejszyć czas potrzebny na realizację zadań administracyjno-organizacyjnych, ale także odciążyć pracowników z części obowiązków.

Zwiększenie efektywności biznesowej

Jednym z ważnych benefitów cyfryzacji i automatyzacji procesów firmowych jest z pewnością to, że działanie takie w dużym stopniu przekłada się na zwiększenie efektywności biznesowej przedsiębiorstwa. Z czego jednak ona tak naprawdę wynika? Wpływ na poprawę tego aspektu ma między innymi:

• ujednolicenie procesów – dzięki ustandaryzowaniu wszystkich procedur poszczególne zadania wykonywane mogą być szybciej, co przekłada się na generowanie większych zysków;
• poprawa obiegu informacji – cyfryzacja obiegu dokumentów sprawia, że pracownicy nie muszą tracić czasu na szukanie konkretnych faktur, wniosków i innych druków;
• łatwiejsze monitorowanie procesów – wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala na nadzorowanie poszczególnych etapów zadań i natychmiastowe podejmowanie niezbędnych działań;
• zwiększenie produktywności pracowników – dzięki temu, że pracownicy nie będą musieli tracić czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności, będą oni mogli realizować zadania wymagające wykorzystania ich kompetencji; przełoży się to na wzrost ich motywacji i idące za tym zwiększenie produktywności;
• poprawa relacji między firmą a klientami – wzrost efektywności biznesowej firmy jest także skutkiem wynikającej z usprawnienia poszczególnych procesów poprawy relacji między nią a jej klientami.

Optymalizacja kosztów dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych

Ostatnią z korzyści, o której nie można nie wspomnieć, gdy omawiamy benefity płynące z cyfryzacji i automatyzacji procesów firmowych, jest możliwość optymalizacji kosztów. Wiele firm zadaje sobie bowiem pytanie o to, czy przyjęcie profesjonalnego systemu będzie w ogóle opłacalne z perspektywy finansowej. Inwestycja ta wiąże się z koniecznością poniesienia pewnych kosztów związanych z wdrożeniem niezbędnych rozwiązań technologicznych. Doświadczenie wielu przedsiębiorstw pokazuje jednak, że cyfryzacja i automatyzacja procesów może bardzo szybko przynieść realne i namacalne zyski.

Oszczędności związane są nie tylko ze zmniejszeniem czasu potrzebnego na wykonywanie danych zadań. Wdrożenie profesjonalnego systemu dla firm pozwoli bowiem znacznie ograniczyć konieczność drukowania i wysyłania papierowych dokumentów lub nawet całkowicie przejść na obieg elektroniczny. Nie będzie konieczne wtedy również tradycyjne archiwizowanie dokumentacji. Wielu firmom pozwoli to na znaczne oszczędności – przedsiębiorstwa często przeznaczają bowiem część biura na miejsce do przechowywania dokumentów lub też płacą firmom zewnętrznym, które zajmują się archiwizacją.

Tak więc, inwestycja w rozwiązania, które wspierają cyfryzację i automatyzację procesów firmowych, może przynieść organizacjom wiele korzyści. Jeżeli zależy Ci na zmaksymalizowaniu benefitów płynących z wdrażania innowacji, warto byś rozsądnie podszedł do kwestii wyboru odpowiednich narzędzi. Możliwości systemu LOGITO poznać możesz dzięki DEMO platformy. Pozwoli Ci ono upewnić się, że oprogramowanie to dostarczy wszystkich funkcjonalności, których potrzebuje Twoja firma.