Dowiedz się, w jaki sposób powinno działać dobre oprogramowanie do zarządzania projektami i jakie role powinno spełniać w firmie.

Jak działa system do zarządzania projektami?

Dobrze dobrany i zaimplementowany program do zarządzania projektami pozwala skutecznie usprawnić pracę nie tylko PMO czy project managerów, ale również całej organizacji. Pomaga w sprawny sposób przejść przez cały proces projektowy – od planowania, przez alokację zasobów, zarządzanie budżetem i pracą zespołu, aż po zarządzanie ryzykiem i dokumentacją. Systemy do zarządzania projektami działają w oparciu o harmonogramy. Umożliwiają one rozplanowanie zadań w czasie, przydzielanie do ich wykonania odpowiednich osób i funduszy. Często mają również wbudowane komunikatory czy system powiadomień. Dają wgląd w cały proces projektowy i pomagają monitorować postęp realizacji prac, a także sprawnie reagować w przypadku wystąpienia problemów. Dzięki wdrożeniu tego typu oprogramowania w organizacji, każdy członek zespołu wie dokładnie co i kiedy powinien robić, a także osiągnięcia jakich rezultatów się od niego oczekuje.

Jakie role powinien spełniać system do zarządzania projektami?

Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami powinno posiadać przynajmniej niżej wymienione funkcje:

• umożliwiać planowanie projektów i monitorowanie ich realizacji dzięki kompleksowym harmonogramom projektowym;
• pozwalać na kontrolowanie, a nawet prognozowanie budżetów projektowych;
• w czytelny sposób wskazywać dostępność konkretnych zasobów potrzebnych do realizacji danego projektu;
• zarządzać pracą zespołu i usprawniać pracę zespołową;
• pozwalać na tworzenie modeli oceny projektów, które pozwalają w sposób obiektywny wybierać te projekty, które powinny być w pierwszej kolejności realizowane;
• umożliwiać tworzenie ścieżek akceptacji, które usprawniają procesy decyzyjne podczas realizacji projektów;
• pomagać w zarządzaniu dokumentacją projektową;
• dawać wgląd do historii zmian w projekcie, łącznie z określeniem osób, które ich dokonywały;
• dyscyplinować zespół do efektywnej pracy poprzez transparentność wykonywanych zadań;
• oszczędzać czas, dzięki możliwości skorzystania z szablonów powtarzalnych projektów, zawierających harmonogramy, budżety, ryzyka i produkty;
• pozwalać na skuteczne, globalne zarządzanie portfelami projektowymi;
• sprawnie raportować zakres bieżących spraw dotyczących danego projektu, łącznie ze stopniem realizacji harmonogramu i założonych celów;
• umożliwiać budowanie bazy wiedzy w oparciu o karty projektowe oraz wnioski wyciągnięte z konkretnych projektów.

W każdej organizacji wypracowuje się standardy czy dobre praktyki, które stosuje się podczas planowania oraz realizacji projektów. Wdrożenie specjalistycznego i dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa systemu do zarządzania projektami sprawi, że praca będzie przebiegała jeszcze sprawniej i efektywniej. Pomoże również zoptymalizować jej koszty.