Cyfryzacja zachodzi właściwie nieustannie od kilkudziesięciu już lat. Obecnie jednak wkracza ona na zupełnie nowy poziom, czego dowodzi choćby system EDI. Mowa o elektronicznej wymianie danych. Jest to rozwiązanie, które powszechnie stosuje się dzisiaj zarówno w dużych, jak i średnich przedsiębiorstwach. Na czym ono konkretnie polega i czemu warto wdrożyć EDI we własnej firmie?

Elektroniczna wymiana danych, czyli połączenie systemów

Obecnie w zasadzie każda firma korzysta z licznych systemów informatycznych. W obecnych czasach to absolutna konieczność, aby nie pozostać w tyle za konkurencją. Systemy służą do obsługi finansów, dokumentacji czy też pracowników. Jednak rozwiązań jest o wiele więcej. Każdy system to mnóstwo danych i analiz. Aby zachować porządek w firmie i utrzymać jej sprawne funkcjonowanie, warto połączyć ze sobą systemy, gwarantując w ten sposób sprawny przepływ informacji i nie tylko. Na tym właśnie polega elektroniczna wymiana danych, czyli w skrócie – EDI.

Elektroniczna wymiana danych, czyli szybkość i brak błędów

Warto się zastanowić, po co w ogóle wdrażać elektroniczną wymianę danych. Czy rozwiązanie to gwarantuje jakieś realne korzyści? Okazuje się, że jak najbardziej. Przede wszystkim EDI sprawia, że wszelkie działania w firmie są realizowane o wiele szybciej. Wynika to z faktu, że pracownicy nie muszą wprowadzać danych do systemu ręcznie, nie muszą też ich sobie przekazywać. EDI sprawia, że każdy ma dostęp do dowolnych danych, w dowolnej chwili. Dzięki temu nie trzeba już tracić czasu na telefony do współpracowników czy też na przemieszczanie się po biurze w celu znalezienia danego pracownika.

Nie ma wątpliwości, że elektroniczna wymiana danych to oszczędność czasu. Jednak czy to jedyna korzyść? Nic z tych rzeczy. Dzięki EDI procesy zachodzą szybciej, ale wraz z większym tempem, można liczyć także na większą dokładność działań. Człowiek jest istotą omylną, dosyć często popełniającą błędy. Dlatego też samodzielne wprowadzanie danych i ich ręczna wymiana pomiędzy pracownikami to źródła wielu błędów. Jeśli w firmie funkcjonuje EDI, błędów jest o wiele mniej. Co więcej, dobry system posiada zabezpieczenia w postaci identyfikacji ewentualnych błędów. Jeśli dojdzie do pomyłki, użytkownik otrzymuje stosowną informację i może natychmiast interweniować.

Cyfryzacja w służbie ekologii

Nie ma wątpliwości, że elektroniczna wymiana danych to rozwiązanie proekologiczne. Dlaczego? Otóż z tego względu na fakt, że cyfryzacja sama w sobie służy środowisku. Polega ona w końcu na zastępowaniu dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej, plikami elektronicznymi. Mniejsza produkcja papieru, to mniej ściętych drzew i mniej odpadów. Dzisiaj kwestia ekologii jest ważna dla większości przedsiębiorców. Po pierwsze wielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę ze swojego wpływu na środowisko. Po drugie konsumenci wymagają od firm, aby dbały o środowisko. Dlatego też elektroniczna wymiana danych przyczynia się temu, aby dane przedsiębiorstwo było lepiej postrzegane przez obecnych i potencjalnych klientów.