Akronim ERP pochodzi od Enterprise Resource Planinng (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Pod tą dość enigmatyczną nazwą kryje się klasa systemów informatycznych, których głównym celem jest optymalizacja zarządzania środkami, będącymi do dyspozycji firmy. Warto jednak wiedzieć, że systemy ERP nie tworzą jednorodnej grupy. Jakie ich rodzaje można wyróżnić?

Jakie systemy ERP są dostępne obecnie na rynku?

Specjaliści najczęściej dzielą oprogramowanie ERP na:

• uniwersalne,
• dostosowane do wymogów konkretnej branży.

Odwiedzając stronę, prezentując system ERP oferowany przez firmę ODL Sp. z o.o. zobaczymy świetny przykład drugiego z wymienionych rozwiązań – w ofercie tego przedsiębiorstwa znajdziemy m.in. oprogramowanie dedykowane sklepom jubilerskim oraz firmom branży odzieżowej. Na rynku dostępne są również specjalistyczne rozwiązania, które świetnie sprawdzą się w przypadku podmiotów zajmujących się logistyką i gospodarką magazynową lub przedsiębiorstw produkcyjnych.

Jak instalowane są systemy ERP?

Innym kryterium podziału systemów ERP jest sposób ich instalacji. Najczęściej wyróżnia się trzy jego modele. Są to:

• instalacja w chmurze;
• instalacja on premise (na serwerach firmy);
• instalacja hybrydowa, będąca połączeniem dwóch poprzednich.

Każdy z nich ma wady i zalety, wybór konkretnego rozwiązania powinien być więc poprzedzony dokładną analizą.

Systemy ERP płatne czy open source — co wybrać?

Na rynku ERP dostępne są zarówno systemy, z których można korzystać jedynie po wniesieniu stosownej opłaty, jak i oprogramowanie open source. To ostatnie jest z zasady bezpłatne, jednak w ślad za tym idzie niska dostępność serwisu. Systemy takie miewają również problemy z bezpieczeństwem, dlatego nie jest dobrym pomysłem używanie ich do zarządzania newralgicznymi obszarami działalności firmy.

Jakie modele płatności za system ERP można wyróżnić?

Ważnym kryterium podziału płatnych systemów ERP jest sposób uiszczania należności za ich użytkowanie. Patrząc pod tym kątem, można wyróżnić:

• model subskrypcyjny;
• zakup licencji.

Pierwsze z wymienionych rozwiązań wymaga wnoszenia opłat (zazwyczaj comiesięcznych) za użytkowanie oprogramowania. Może być to w wielu wypadkach uciążliwe. Zakup licencji sprawia mniej problemów, jednak wymaga zwykle poniesienia większych nakładów początkowych. Warto przy tym zauważyć, że w wielu wypadkach nawet przy nabyciu licencji oprogramowania trzeba będzie uiścić comiesięczne opłaty – np. za korzystanie z zewnętrznych serwerów.

Jak wybrać odpowiedni system ERP?

Mnogość specjalistycznych rozwiązań, dostępnych na rynku ERP, może być kłopotliwa – w jej rezultacie wielu menadżerów ma problemy z wyborem systemu najlepszego dla ich firmy. Co warto więc brać pod uwagę przy podejmowaniu takiej decyzji? Według specjalistów uwzględnić należy:

• potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa i funkcje, jakie mają być realizowane przez system ERP;
• wielkość firmy i rynek, na którym ona działa;
• łatwość wdrożenia i późniejszej rozbudowy.

Ostatni z wymienionych tu punktów ma obecnie coraz większy wpływ na decyzje, podejmowane przez zarządy firm, popularność zdobywają więc systemy o budowie modułowej. Są one proste w obsłudze, a ich ewentualna rozbudowa nie nastręcza praktycznie nigdy problemów.

ERP a przepisy

Inną, ważną kwestią, jaką trzeba uwzględnić przy zakupie systemu ERP, jest jego zgodność z obowiązującymi przepisami. W związku z faktem, że w Polsce często doświadczamy zmian na tym polu, warto wybrać system od firmy, która:

• działa od wielu lat na naszym rynku i zaznajomiona jest ze specyfiką obowiązujących tu norm prawnych;
• oferuje automatyczne aktualizacje oprogramowania, dostosowujące je do ewentualnych zmian.

Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy elementem ERP będzie moduł zbierający dane służące do obliczeń zobowiązań podatkowych – jakiekolwiek niedociągnięcia na tym polu mogą mieć katastrofalne konsekwencje dla przedsiębiorstwa.

Koszty wdrożenia i utrzymania systemów ERP

Czynnikiem, który często wpływa na decyzję o zakupie i wdrożeniu konkretnego systemu ERP, jest też jego koszt. Zazwyczaj jest on uzależniony od:

• potrzeb danej firmy (odnosi się to zwłaszcza do skalowalnych rozwiązań informatycznych, takich jak wspomniane systemy o budowie modułowej);
• liczby stanowisk, na których zainstalowane będzie oprogramowanie;
• zakresu zleconych prac (często dodatkowe opłaty naliczane są za usługi takie jak przenoszenie danych lub szkolenie pracowników).

Warto również pamiętać, że niektóre spośród kosztów, związanych z utrzymaniem systemu, trzeba będzie ponosić praktycznie przez cały okres jego eksploatacji.

Jak przetestować system ERP?

Na szczęście większość systemów ERP można przetestować przed zakupem – wiele firm, działających w tej branży udostępnia wersje demonstracyjne oprogramowania lub organizuje prezentacje, w trakcie których można zapoznać się z jego funkcjonowaniem. Pozwala to na dokonanie świadomego wyboru i znalezienie rozwiązania idealnie dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa.