Kontrole skarbowe to codzienność w polskich firmach, zarówno większych, jak i jednoosobowych. Chcesz sprawdzić, czy Twoje przedsiębiorstwo jest na nie odpowiednio przygotowane? Poznaj 7 kroków, dzięki którym sprawnie i bezstresowo przejdziesz proces kontroli w swojej firmie.
Krok 1: Zapewnij sobie wsparcie profesjonalnego księgowego!
Celem kontroli skarbowej będzie zbadanie, czy i w jaki sposób dana firma realizuje obowiązki, wynikające z prawa podatkowego. Taka kontrola może objąć rachunki i faktury czy deklaracje podatkowe. Choć w polskim prawie nie istnieje przepis, mówiący o konieczności profesjonalnego wsparcia w tworzeniu i gromadzeniu dokumentacji księgowej, w rzeczywistości jednak wiele osób decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnych biur rachunkowych. Ofertę jednego z nich znajdziesz na stronie centrumrachunkowe.bydgoszcz.pl, gdzie zamieszczono również sporo cennych informacji dla przedsiębiorców. Dzięki takiemu wsparciu zyskujesz pewność, że posiadana dokumentacja będzie kompletna i prawidłowa, co z kolei zniweluje stres w trakcie kontroli skarbowej i pozwoli uchronić firmę przed kosztownymi błędami.
Krok 2: Zorganizuj audyt wewnętrzny!
Wykonanie audytu wewnętrznego to jeden z najważniejszych kroków, przygotowujących firmę do kontroli skarbowej. Przeprowadzany jest on przez ekspertów prawnych, obejmując swoim zasięgiem:
- sprawdzenie dokumentacji za dany okres,
- analizę procedur księgowych i podatkowych,
- symulację działań organów, przeprowadzających kontrolę,
- rozmowy z pracownikami.
Taki audyt pozwoli na szybkie i skuteczne wykrycie i naprawienie błędów, ale również na przeprowadzenie optymalizacji podatkowych. Jest on szansą na przygotowanie się do kontroli skarbowej, co znacznie ograniczy stres i nerwy w momencie jej rozpoczęcia. Nic dziwnego, że takie działania cieszą się sukcesywnie rosnącym zainteresowaniem, a audyty wewnętrzne na stałe wpisują się już w codzienność polskich firm i przedsiębiorstw.
Krok 3: Przygotuj odpowiednią dokumentację!
Kontrola skarbowa musi zostać zapowiedziana minimum 7 dni przed rozpoczęciem działań. W zawiadomieniu powinien być również wskazany okres, który będzie sprawdzany w procesie kontrolnym. Przygotowując się do niego, warto więc przeanalizować płatności za wszystkie zaksięgowane faktury oraz ich terminowość. Należy wiedzieć bowiem, że ewentualne nieprawidłowości, wykryte jeszcze przed rozpoczęciem kontroli, mogą zostać skorygowane.
Kontrolerzy mogą poprosić również o umowy, rachunki bankowe czy inne dokumenty, związane ściśle z działalnością danej firmy. Odpowiednie przygotowanie obejmuje więc nie tylko ich sprawdzenie, ale również posegregowanie tak, by były one łatwo dostępne, gdy zajdzie taka potrzeba.
Krok 4: Poznaj swoje prawa!
Przygotowanie do kontroli podatkowej obejmuje również poznanie swoich praw. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, przedsiębiorca może:
- uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych,
- złożyć stosowne wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu, powstałego w wyniku przeprowadzonej kontroli,
- brać udział w przeprowadzeniu dowodów, zadawać pytania świadkom oraz składać wyjaśnienia,
- domagać się odszkodowania za szkodę, poniesioną w wyniku przeprowadzenia czynności kontrolnych, jeśli naruszyły one przepisy prawa.
Krok 5: Zadbaj o książkę kontroli!
Książka kontroli to obowiązkowy dokument w każdym przedsiębiorstwie. Jest to swego rodzaju ewidencja, uwzględniająca m.in. czas trwania dotychczasowych kontroli, ich liczbę oraz wszystkie zalecenia z nimi związane, które wydane zostały przez stosowny organ podatkowy.
Taka książka to swoisty dowód na wprowadzenie w życie zaleceń pokontrolnych. Obowiązkiem przedsiębiorcy będzie okazanie kontrolującemu całego dokumentu lub też kopii odpowiednich jego fragmentów. Za brak książki kontroli grożą natomiast stosowne sankcje, określone w kodeksie karnym skarbowym. Wynoszą one do 720 stawek dziennych, ustalanych na podstawie obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Krok 6: Poinformuj pracowników!
To kolejny krok, który pozwoli ci przygotować się w pełni na kontrolę skarbową. Wbrew pozorom, to niezwykle istotne zagadnienie, gdyż tego rodzaju działania bardzo często stają się źródłem stresu i silnych emocji u osób, odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji i rozliczeń. Jeszcze przed rozpoczęciem wizyty kontrolerów, warto więc odbyć stosowną rozmowę z pracownikami, na których będzie spoczywał obowiązek udzielania wyjaśnień we wszystkich kwestiach objętych kontrolą skarbową. Takie działania pozwolą zredukować napięcie oraz przygotować się w pełni do nadchodzących wydarzeń.
Krok 7: Poznaj najczęstsze błędy właścicieli firm!
Jeśli chcesz odpowiednio przygotować się do kontroli skarbowej, warto również zapoznać się z błędami przedsiębiorców. Dotyczy to zarówno tych, które popełnione są celowo, jak i tych, przydarzających się zupełnie bezwiednie. Wśród najczęstszych wymienia się przede wszystkim:
- brak dokumentacji podatkowej,
- ewidencjonowanie faktur, które nie znajdują odzwierciedlenia w wykonanych w rzeczywistości usługach,
- błędy w przenoszeniu danych do deklaracji i ksiąg podatkowych,
- dokumentowanie fikcyjnych transakcji na fakturach,
- błędne odliczanie podatku z faktur.
Znajomość tych błędów może uchronić podatnika przed konsekwencjami ich wykrycia przez kontrolę, co z kolei wiąże się z dotkliwymi sankcjami, mogącymi stanowić poważne obciążenie dla budżetu przedsiębiorstwa.