Wielu przedsiębiorców stoi przed dylematem związanym z dokonaniem wyboru dobrego biura rachunkowego. Od właściwego wyboru bardzo dużo zależy a przede wszystkim prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym, rozliczenia z pracownikami czy doradztwo podatkowe trudnych sytuacjach. Poniżej przedstawimy cechy dobrego biura rachunkowego.

• Kwalifikacje biura rachunkowego

Do 10 sierpnia 2014 roku chcąc zajmować się zarobkowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, należało posiadać Licencje Ministra Finansów. Obecnie, aby otworzyć biuro nie potrzebne są żadne uprawnienia – biuro rachunkowe może otworzyć każdy. W związku z tym warto sprawdzić czy biuro posiada odpowiednie kwalifikacje a mianowicie czy posiada:

1. Licencję Ministra Finansów – certyfikat księgowy;
2. Certyfikaty Centrum informacji Księgowej;
3. Potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych.

• Współpraca z kancelarią radców prawnych

W bieżącym prowadzeniu działalności gospodarczej korzystanie z usług biura rachunkowego, które posiada wsparcie zapewnione przez radców prawnych może świadczyć zarówno o dojrzałości samego biura, które jest świadome o konieczności korzystania z usług prawnych, jak i stanowić o obniżeniu kosztów działalności gospodarczej przy korzystaniu z doradztwa prawnego zapewnionego w ramach świadczonych usług przez biuro rachunkowe.

• Doświadczenie pracowników biura

Warto zweryfikować, czy biuro rachunkowego dba o szkolenia pracowników i organizuje lub kieruje ich na odpowiednie szkolenia branżowe. Jest to ważny aspekt, gdyż w gąszczu przepisów i ciągłych zmian tylko odpowiednia wiedza zapewni odpowiednią jakość usług.

• Dedykowany pracownik

Przed zawarciem umowy z danym biurem rachunkowym warto sprawdzić czy do obsługi naszej firmy będzie oddelegowany dany, dedykowany pracownik biura. Dodatkowo można zweryfikować czy wskazany opiekun posiada doświadczenie w naszej branży, jaki zna język, a co najważniejsze, czy jest to osoba, z którą bez problemu będzie można się skontaktować i która będzie znać wszystkie zagadnienia związane z usługą.

• Wielkość zespołu

Większa liczba pracowników nie świadczy o wyższej jakości usług, jednakże w przypadku kryzysowej sytuacji kilku pracowników może nie sprostać pewnym wyzwaniom merytorycznym, jak i zwiększonej ilości pracy w danym okresie. Również w razie kłopotów kadrowych większa liczba pracowników zapewni ciągłość usługi.

• Zakres usług biura rachunkowego

Zdecydowanie dużą zaletą dużych biur rachunkowych nad biurami świadczącymi wyłącznie usługi rachunkowe, jest możliwość konsultacji ze specjalistami z innych dziedzin, np. e-sprawozdań finansowych, usług podatkowych, czy doradztwa prawnego. Warto szukać właśnie biur zapewniających tak kompleksowe usługi.

• Specjalizacja w danej branży

Szczególnie w przypadku dużych firm istotne jest, aby specjaliści w swoich dziedzinach obsługiwali dane przedsiębiorstwo. Z pewnością będzie to znaczniej korzystniejsze niż w przypadku korzystania z biur rachunkowych „od wszystkiego”. W tym miejscu warto dowiedzieć się czy poszczególni pracownicy są specjalistami w obsłudze danej branży.

• Referencje i doświadczenie w pracy z klientami

Warto również sprawdzić, czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm o podobnej skali, co nasza firma. Warto również sprawdzić opinie o biurze w Google lub podobnych stronach zawierających opinie na temat świadczonych usług.

• Odpowiedzialność biura rachunkowego

Zlecając prowadzenie księgowości, przedsiębiorca oczekuje, iż może być pewny, że zatrudnieni w profesjonalnym biurze rachunkowym specjaliści zapewnią prawidłowość rozliczeń księgowo-podatkowych. W przypadku ewentualnych pomyłek każde dobre biuro księgowe posiada ubezpieczenie, co zapewnia dodatkowe zabezpieczenie. Przy wyborze biura rachunkowego warto sprawdzić, czy dana firma posiada polisę OC, pomimo iż nie jest obowiązkowa.

• Bezpieczeństwo dokumentacji i ochrona danych

W dobie powszechnej informatyzacji bezpieczeństwo danych to absolutna podstawa, dlatego przy wyborze biura rachunkowego aspekt bezpieczeństwa danych jest niezwykle istotny. Korzystając z usług nowoczesnego biura rachunkowego, w pewnym stopniu kontrolę nad ochroną danych przekazuje się podmiotowi zewnętrznemu, który zazwyczaj korzysta z własnych systemów, w wyniku czego dane finansowe podlegają w najlepszym przypadku innym procedurom zabezpieczającym niż te, które są stosowane przez daną firmę wewnętrznie. Warto zweryfikować czy dane biuro:

1. posiada spisaną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa,
2. zabezpiecza swoje serwery,
3. zapobiega wyciekowi danych,
4. zapobiega utracie danych.