Dobre materiały onboardingowe powinny tworzyć uporządkowany zestaw informacji potrzebnych nowemu pracownikowi do rozpoczęcia pracy i stopniowego zdobywania samodzielności. Zamiast przekazywać wszystkie firmowe dokumenty naraz, warto przygotować krótki przewodnik startowy, informacje o zespole, materiały stanowiskowe, instrukcje, kontakty oraz dostęp do jednej, łatwej do przeszukiwania bazy wiedzy.
Pracę nad materiałami najlepiej rozpocząć nie od tworzenia prezentacji czy dokumentów, ale od ustalenia, jakich informacji nowy pracownik rzeczywiście potrzebuje w kolejnych etapach wdrożenia. Inne wiadomości są niezbędne przed wykonaniem pierwszego zadania, a inne dopiero wtedy, gdy pracownik zaczyna realizować bardziej złożone obowiązki.
Materiały powinny wynikać z całego procesu wdrożenia. Dlatego przed ich przygotowaniem warto określić, co powinien obejmować onboarding pracownika, a następnie zdecydować, które informacje trzeba utrwalić w formie dokumentu, instrukcji, checklisty, nagrania lub wpisu w firmowej bazie wiedzy.
Praktyczny sposób przygotowania zestawu wygląda następująco:
- zbierz pytania, które najczęściej zadają nowi pracownicy;
- wypisz wiedzę niezbędną do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku;
- oddziel informacje wspólne dla całej organizacji od materiałów stanowiskowych;
- zdecyduj, które treści są potrzebne od razu, a które można przekazać później;
- wybierz format odpowiedni do rodzaju informacji;
- umieść materiały w jednym łatwo dostępnym miejscu;
- ustal, kto odpowiada za ich aktualizację.
Dobry pakiet onboardingowy nie powinien być archiwum wszystkiego, co firma kiedykolwiek stworzyła. Ma prowadzić pracownika do potrzebnej wiedzy możliwie najkrótszą drogą.
Co zawiera pakiet onboardingowy?
Zakres materiałów zależy od stanowiska i sposobu organizacji pracy, ale można wyodrębnić kilka grup informacji przydatnych w większości firm. Nie wszystkie muszą znajdować się w jednym dokumencie. Często lepiej stworzyć krótki przewodnik, który kieruje pracownika do szczegółowych źródeł.
Przewodnik dla nowego pracownika
Przewodnik startowy powinien być przede wszystkim mapą pierwszych dni i źródeł wiedzy, a nie rozbudowaną broszurą o przedsiębiorstwie. Nowa osoba powinna szybko znaleźć w nim odpowiedzi na podstawowe pytania: gdzie znajdują się materiały, z jakich narzędzi będzie korzystać, do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie i od czego zacząć.
Jeżeli firma ma wiele procedur i rozbudowaną dokumentację, nie trzeba kopiować ich do przewodnika. Wystarczy krótkie objaśnienie oraz odnośnik prowadzący do aktualnego źródła.
W praktyce przewodnik może zawierać między innymi:
- krótkie przedstawienie organizacji i zespołu;
- najważniejsze kontakty;
- informacje o wykorzystywanych kanałach komunikacji;
- listę podstawowych narzędzi;
- odnośniki do instrukcji i procedur;
- wyjaśnienie, gdzie szukać pomocy i dodatkowej wiedzy.
Dzięki temu odpowiedź na pytanie, jak stworzyć przewodnik dla pracownika, nie sprowadza się do ustalenia liczby stron. Najważniejsze jest to, czy nowa osoba potrafi samodzielnie odnaleźć właściwą informację.
Informacje o firmie i zespole
Nowemu pracownikowi przydaje się podstawowy kontekst dotyczący organizacji. Warto krótko przedstawić działalność firmy, strukturę zespołu oraz role osób, z którymi będzie współpracował. Można również wskazać najważniejsze zasady komunikacji i wyjaśnić stosowane w firmie skróty lub pojęcia.
Nie ma jednak potrzeby umieszczania w materiałach onboardingowych długiej historii przedsiębiorstwa, rozbudowanych opisów wszystkich działów ani informacji, które nie mają związku z codzienną pracą danej osoby. Kontekst organizacyjny powinien pomagać zrozumieć środowisko pracy, a nie zwiększać liczbę materiałów do przeczytania.
Materiały stanowiskowe
To zwykle najważniejsza część pakietu. Powinna odpowiadać na praktyczne pytanie: co pracownik musi wiedzieć, aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki?
W zależności od stanowiska mogą to być opisy procesów, standardy wykonywania zadań, instrukcje obsługi narzędzi, przykłady poprawnie wykonanej pracy, schematy postępowania czy informacje o najczęściej występujących problemach.
Warto przy tym pamiętać, że dokumentacja nie zastąpi demonstracji, rozmowy z przełożonym ani praktyki. Materiały mają wspierać przekazywanie wiedzy nowemu pracownikowi, szczególnie wtedy, gdy potrzebuje on później samodzielnie przypomnieć sobie sposób wykonania określonej czynności.
Dobrze przygotowana instrukcja stanowiskowa powinna być konkretna. Zamiast ogólnego zalecenia typu „obsługuj zgłoszenia zgodnie ze standardem firmy” lepiej wskazać, gdzie znajduje się standard, jakie są kolejne kroki i w jakiej sytuacji należy poprosić inną osobę o pomoc.
Kontakty, procedury i odpowiedzi na powtarzające się pytania
Lista nazwisk i stanowisk jest mało użyteczna, jeśli pracownik nie wie, w jakich sprawach może zwrócić się do poszczególnych osób. Przy kontakcie warto więc dopisać krótki zakres odpowiedzialności, na przykład kwestie sprzętowe, dostęp do systemów, rozliczenia, zamówienia czy wsparcie dotyczące konkretnego procesu.
Podobnie można uporządkować najczęstsze pytania. Jeżeli kolejne osoby pytają o tę samą czynność, odpowiedź warto umieścić w materiałach. Z czasem takie informacje mogą stworzyć praktyczną sekcję FAQ w firmowej bazie wiedzy.
Jak podzielić materiały, żeby nie przeciążyć pracownika?
Jednym z problemów podczas wdrożenia jest przekazywanie zbyt dużej ilości informacji w krótkim czasie. Nowa osoba może otrzymać prezentację, kilkanaście dokumentów, linki do różnych folderów i kolejne instrukcje wysyłane w wiadomościach. Nawet dobrze opracowane materiały tracą wtedy swoją wartość.
Lepszym rozwiązaniem jest podział wiedzy według momentu, w którym staje się potrzebna.
Informacje potrzebne od razu
Na początku powinny być łatwo dostępne informacje umożliwiające rozpoczęcie pracy. Mogą dotyczyć dostępu do podstawowych narzędzi, sposobu komunikacji, najważniejszych kontaktów, miejsca przechowywania dokumentacji i pierwszych czynności związanych ze stanowiskiem.
To właśnie te informacje powinny być szczególnie dobrze widoczne w przewodniku startowym.
Materiały potrzebne podczas kolejnych tygodni
Bardziej szczegółowe procedury, instrukcje dotyczące rzadszych czynności czy rozbudowane materiały szkoleniowe można udostępniać stopniowo. Nie ma potrzeby wymagać, aby pracownik zapoznał się z całą dokumentacją, zanim zacznie wykonywać pierwsze obowiązki.
Kolejność przekazywania wiedzy powinna odpowiadać kolejności jej wykorzystywania. Dzięki temu pracownik może szybciej połączyć teorię z konkretną sytuacją.
Wiedza, do której pracownik ma umieć wrócić
Części informacji nie trzeba zapamiętywać. Wystarczy wiedzieć, gdzie je znaleźć. Dotyczy to szczegółowych procedur, rzadziej wykonywanych czynności czy danych, które mogą się zmieniać.
Materiały onboardingowe powinny więc nie tylko przekazywać wiedzę, ale również nauczyć pracownika korzystania z firmowych źródeł informacji. To zmniejsza zależność od pamięci i ogranicza konieczność ciągłego pytania współpracowników o te same kwestie.
Jaki format materiałów onboardingowych wybrać?
Nie istnieje jeden format odpowiedni do wszystkich informacji. Instrukcja procesu, przedstawienie organizacji i pokazanie obsługi programu wymagają innego sposobu prezentacji. Warto więc dobierać formę do tego, w jaki sposób pracownik będzie później korzystał z treści.
| Rodzaj materiału | Co powinien zawierać | Najlepszy format | Kiedy jest potrzebny |
|---|---|---|---|
| Przewodnik startowy | najważniejsze informacje i odnośniki | krótki dokument lub strona w bazie wiedzy | początek wdrożenia |
| Lista kontaktów | osoby, role i zakres pomocy | tabela lub katalog | od pierwszych dni |
| Instrukcja procesu | kolejne czynności i ważne uwagi | tekst, zdjęcia lub zrzuty ekranu | przed wykonaniem procesu |
| Materiał szkoleniowy | wiedza wymagająca szerszego objaśnienia | tekst, prezentacja lub wideo | w odpowiednim momencie wdrożenia |
| FAQ | odpowiedzi na powtarzające się pytania | baza wiedzy | przez cały okres wdrożenia |
Dokumenty i instrukcje tekstowe
Tekst sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku informacji, które pracownik powinien móc szybko wyszukać lub do których będzie regularnie wracał. Dotyczy to procedur, zasad wykonywania zadań oraz instrukcji wymagających częstych aktualizacji.
Warto stosować krótkie akapity, czytelne nagłówki i jednoznaczne nazwy dokumentów. Instrukcja zatytułowana „Proces reklamacji – aktualna procedura” jest łatwiejsza do odnalezienia niż plik nazwany „Dokument final v3”.
Checklisty
Checklista jest przydatna wtedy, gdy trzeba wykonać serię konkretnych czynności lub upewnić się, że żaden element nie został pominięty. Może wspierać konfigurację stanowiska, przygotowanie dostępu czy wykonanie powtarzalnego procesu.
Nie każdą treść warto jednak przekształcać w listę. Jeżeli pracownik musi zrozumieć przyczynę, zależności lub kontekst działania, potrzebne będzie dodatkowe wyjaśnienie.
Nagrania i krótkie filmy instruktażowe
Nagranie ekranu może znacznie ułatwić pokazanie sposobu korzystania z programu czy wykonania czynności, którą trudno opisać samymi słowami. Film powinien jednak uzupełniać dokumentację, szczególnie gdy zawarta w nim informacja może się zmieniać.
Treść referencyjna powinna być możliwa do szybkiego odnalezienia bez przewijania kilkunastominutowego nagrania. Dlatego przy filmie warto umieścić krótkie podsumowanie lub link do instrukcji tekstowej.
Prezentacje
Prezentacja sprawdzi się przy wizualnym przedstawieniu struktury organizacyjnej, produktów, usług czy najważniejszych informacji o działalności firmy. Nie jest natomiast najlepszym miejscem na szczegółowe procedury, które trzeba regularnie aktualizować i przeszukiwać.
Jak stworzyć bazę wiedzy dla nowych pracowników?
Baza wiedzy dla nowych pracowników nie musi oznaczać zakupu specjalnego systemu. Może funkcjonować w intranecie, firmowym narzędziu do dokumentacji albo uporządkowanej przestrzeni współdzielonej. Kluczowe jest to, czy pracownik potrafi szybko znaleźć właściwy materiał i ma pewność, że korzysta z aktualnej wersji.
Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie jednego miejsca startowego. Zamiast przesyłać osobno kilkanaście odnośników, można przygotować stronę „Start” zawierającą podstawowe informacje i linki prowadzące do kolejnych materiałów.
Struktura powinna być możliwie prosta. Przykładowo wiedzę można podzielić na informacje o firmie, zespół i kontakty, narzędzia, procedury, materiały stanowiskowe oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Ważna jest również zasada jednego źródła prawdy. Jeżeli procedura jest opisana w głównej bazie wiedzy, nie warto kopiować jej w całości do kilku prezentacji i przewodników. Lepiej zamieścić odnośnik do jednego aktualnego materiału. Po zmianie procesu wystarczy wówczas poprawić jedno miejsce.
Jak aktualizować materiały onboardingowe?
Nawet bardzo dobrze przygotowany zestaw szybko traci wartość, jeżeli nikt nie dba o jego aktualność. Zmieniają się narzędzia, osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, przebieg procesów, struktura zespołu i stosowane rozwiązania. Dlatego już podczas tworzenia dokumentacji trzeba ustalić kto odpowiada za konkretny materiał.
Właścicielem treści powinna być osoba, która zna dany obszar i może zweryfikować, czy instrukcja nadal odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy. Nie musi ona samodzielnie redagować całej dokumentacji. Ważne, aby było wiadomo, kto powinien zgłosić lub zatwierdzić zmianę.
Materiały warto aktualizować na dwa sposoby. Pierwszy to aktualizacja po zdarzeniu, na przykład zmianie narzędzia, procedury lub podziału odpowiedzialności. Drugi to okresowy przegląd najważniejszych treści, który pozwala wychwycić informacje nieaktualne mimo braku jednej wyraźnej zmiany.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na:
- nieaktualne nazwiska i dane kontaktowe;
- niedziałające odnośniki;
- stare zrzuty ekranu;
- instrukcje dotyczące niewykorzystywanych już narzędzi;
- kilka różnych wersji tego samego dokumentu;
- pliki bez wskazania, która wersja jest aktualna.
Dobrym sygnałem do poprawienia materiałów są także pytania nowych pracowników. Jeśli kolejne osoby mają problem z tym samym fragmentem instrukcji, prawdopodobnie dokument wymaga doprecyzowania, nawet jeżeli formalnie zawiera poprawne informacje.
Jak sprawdzić materiały przed przekazaniem nowemu pracownikowi?
Gotowy pakiet warto ocenić z perspektywy osoby, która nie zna firmowych skrótów, zwyczajów ani sposobu organizacji dokumentacji. To, co dla autora instrukcji wydaje się oczywiste, dla nowego pracownika może wymagać dodatkowego wyjaśnienia.
Przed wykorzystaniem materiałów warto sprawdzić, czy pracownik po ich otrzymaniu będzie wiedział:
- od czego powinien zacząć;
- gdzie znajduje się główna baza wiedzy;
- jak znaleźć potrzebną instrukcję;
- do kogo zgłosić określony problem;
- która wersja dokumentu jest aktualna;
- gdzie szukać informacji, których nie ma w przewodniku.
Przydatnym testem jest poproszenie osoby, która stosunkowo niedawno przeszła wdrożenie, o przejrzenie materiałów i wskazanie miejsc niejasnych lub brakujących. Taka osoba pamięta jeszcze pytania pojawiające się na początku pracy, a jednocześnie zna już organizację na tyle dobrze, aby ocenić, które informacje rzeczywiście pomagają.
Najlepsze materiały onboardingowe są więc krótką drogą do potrzebnej wiedzy, a nie największym możliwym zestawem dokumentów. Jeśli pracownik wie, co jest ważne teraz, gdzie znajdzie szczegóły i do kogo zwrócić się w razie wątpliwości, pakiet spełnia swoją podstawową funkcję.
